RODO

Cel przetwarzania

Podstawa prawna

Okres przechowywania

Odbiór odpadów komunalnych na rzecz podmiotów gospodarczych

●przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy na odbiór odpadów komunalnych, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy, RODO art. 6 ust. 1 lit. b

● przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego administratora zgodnie z art. 6 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, RODO art. 6 ust. 1 lit. c

● przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora m.in. kontakt z pracownikami/ współpracownikami kontrahenta w celu realizacji umowy, RODO art. 6 ust. 1 lit. f

Przez czas trwania umowy, uzgodniony przez strony a następnie w celach archiwalnych przez okres 3 lat
(co do zasady do czasu przedawnienia roszczeń zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego).

Dane związane z rozliczeniami będą przechowywane przez okres 5 lat kalendarzowych licząc od kolejnego roku, po którym nastąpił obowiązek podatkowy.

Sporządzanie sprawozdań

Przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego administratora zgodnie z ustawą o utrzymaniu czystości i porządku w gminach art. 9n i art. 9na, ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach, RODO art. 6 ust. 1 lit. c

Przez okres realizacji celu, dla którego dane zostały zebrane. Po przekazaniu sprawozdania administratorem danych staje się Urząd Gminy Wilkowice oraz Instytut Ochrony Środowiska Państwowy Instytut Badawczy

Wynajem kontenera

●przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy zlecenia na wynajem kontenera, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy, RODO art. 6 ust. 1 lit. b

● przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora m.in. dochodzenie i obrona przed roszczeniami, RODO art. 6 ust. 1 lit. f

● przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego administratora, RODO art. 6 ust. 1 lit. c

Przez czas trwania umowy, uzgodniony przez strony a następnie w celach archiwalnych przez okres 3 lat
(co do zasady do czasu przedawnienia roszczeń zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego).

Dane związane z rozliczeniami będą przechowywane przez okres 5 lat kalendarzowych licząc od kolejnego roku, po którym nastąpił obowiązek podatkowy.

Upoważnienie osoby trzeciej
do dostarczenia odpadów do PSZOK

Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego zgodnie z ustawą z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny, RODO art. 6 ust. 1 lit. c

Przez 3 lata kalendarzowe licząc od 1 stycznia następnego roku po wygaśnięciu upoważnienia

Prowadzenie rekrutacja pracownika

• przetwarzanie jest niezbędne z uwagi na wybór kandydata na stanowisko m.in. pozyskiwanie aplikacji o kandydatach CV, życiorys, listy motywacyjne na podstawie przepisów prawa pracy, RODO art. 6 ust. 1 lit. c

• przetwarzanie na podstawie dobrowolnie wyrażonej zgody na pozostałe dane wykraczające poza przepisy prawa pracy,

RODO art. 6 ust. 1 lit. a, art. 9 ust. 2 lit. a

Do 3-6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji,
a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż 2 lata.

Proces kadrowy i płacowy

m.in. prowadzenie akt osobowych, ewidencja czasu pracy, urlopy wypoczynkowe, ochrona zdrowia pracownika, realizacja czynności płacowych oraz pozostałe czynności określone w przepisach prawa pracy

●przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy, RODO art. 6 ust. 1 lit. b

• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego zgodnie z przepisem prawa tj. ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks Pracy, ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawy 29.09.1994 r. o rachunkowości, ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa, RODO art. 6 ust. 1 lit. c,

● przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienie obowiązków w dziedzinie prawa pracy, profilaktyki zdrowotnej oraz medycyny pracy, RODO Art. 9 ust. 2 lit. b, h

Przez czas wynikający z przepisów prawa pracy oraz Rozporządzeń do w/w ustaw.

Organizacja bezpieczeństwa
i higieny pracy

• przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego zgodnie z ustawą z dnia 26.06.1974 Kodeks pracy, Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 01.07.2009 r. w sprawie ustalenia okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24.12.2002 r. w sprawie szczegółowych zasad oraz trybu uznawania zdarzenia za wypadek w drodze lub z pracy sposobu jego dokumentowania wzoru karty wypadku w drodze do pracy lub z pracy oraz terminu jej sporządzenia, Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, RODO art. 6 ust. 1 lit. c

• przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, przed zawarciem umowy,

RODO art. 6 ust. 1 lit. b

Przez czas realizacji celu, dla którego dane zostały zebrane a następnie przez okres 10 lat liczony od 1 stycznia następnego roku kalendarzowego od zakończenia sprawy

Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej

• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego zgodnie z przepisem prawa ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, RODO art. 6 ust. 1 lit. c

Przez czas wynikający z przepisów prawa, co do zasady przez 5 lat licząc od 1 stycznia następującego roku po roku obrotowym, którego dane dotyczą – w zw. z art. 74 ustawy o rachunkowości.

Faktury KSEF 10 lat.

Realizowanie umów
z kontrahentami

• przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, przed zawarciem umowy, RODO art. 6 ust. 1 lit. b

• przetwarzanie danych jako uzasadniony cel administratora danych w celu kontaktu z pracownikami/ współpracownikami kontrahenta oraz w związku z ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń, RODO art. 6 ust. 1 lit. f

Przez czas trwania umowy uzgodniony przez strony,
a następnie w celach archiwalnych przez okres 5 lat kalendarzowych licząc od 1 stycznia kolejnego roku, po zakończeniu sprawy.

Prowadzenie korespondencji tradycyjnej i elektronicznej,
w tym rejestracja oraz rozpatrywanie pism/ wniosków/ reklamacji od osób z zewnątrz

• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego zgodnie z przepisem prawa ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, ustawy Prawo pocztowe, ustawy o doręczeniach elektronicznych, RODO art. 6 ust. 1 lit. c

• przetwarzanie danych klientów lub kontrahentów i ich pracowników /współpracowników w związku z ustaleniem informacji w otrzymanym w piśmie, RODO art. 6 ust. 1 lit. f

Przez okres 3 lat licząc od 1 stycznia następnego roku od zakończenia sprawy dotyczącej korespondencji, pisma/wniosku/reklamacji osób zewnątrz

Realizowanie zamówień publicznych i zapytań ofertowych

• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego zgodnie z przepisem prawa ustawy z dnia 11 września 2019 r. prawo zamówień publicznych (dalej: u.p.z.p.), Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23.12.2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, RODO art. 6 ust. 1 lit. c, art. 10

Przy przetwarzaniu danych osobowych kierujemy się zasada jawności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z art. 18 u.p.z.p.,

Co do zasady dokumentacja jest przechowywania przez 4 lata od udzielenia zamówienia. Jeśli umowa trwa dłużej niż 4 lata, dokumentacja jest przechowywana przez cały okres jej obowiązywania.

Prowadzenie strony internetowej,

w tym zarządzanie plikami cookie

Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora m.in. w przypadku wykorzystania niezbędnych plików cookie, w celu umożliwienia prawidłowego działania podstawowych funkcji strony internetowej oraz optymalizacji korzystanie z serwisów internetowych (RODO art. 6 ust. 1 lit. f)

Dane będą przetwarzane przez okresy wskazane poniżej lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

Sesyjne pliki cookie pozostają na urządzeniu do momentu opuszczenia przez użytkownika portalu lub wyłączenia przeglądarki internetowej.

Stałe pliki cookie będą przechowywane na urządzeniu do czasu wniesienia sprzeciwu lub maksymalnie przez okres 12 miesięcy

Monitoring wizyjny

(obejmujący zewnątrz budynku
w lokalizacji Wilkowice ul. Wilkowska 51 w celu ochrony mienia oraz monitoring zapewniający bezpieczeństwo pojazdów przewożących odpady w celu kontroli realizacji usług oraz optymalizacji tras)

Przetwarzanie jako uzasadniony interes administratora danych. Nagrania obrazu są przetwarzane wyłącznie do celów ochrony mienia oraz bezpieczeństwa pracowników, dochodzenia potencjalnych roszczeń związanych z incydentami w obszarze monitorowanym lub na drodze (RODO art. 6 ust. 1 lit. f)

Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego zgodnie z przepisem prawa art. 25 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach, Rozporządzenia Ministra Środowiska z 11.01.2013 r. w sprawie szczegółowych wymagań w zakresie odbioru odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości, Kodeks pracy (RODO art. 6 ust. 1 lit. c)

Dane przechowywane są przez okres nieprzekraczający:

• 3 miesięcy od dnia nagrania w przypadku monitoringu na zewnątrz budynku w PSZOK

• 1 miesiąc w przypadku monitoringu pojazdów

Wyjątek stanowi sytuacja, gdy nagranie stanowi dowód w postępowaniu – wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Archiwizacja dokumentów

Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego administratora zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa o archiwizacji dokumentów, RODO art. 6 ust. 1 lit. c

Przez czas wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa m.in. ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.